Polityka prywatności aplikacji QULMAN

DOMA sp. z o.o. · wersja z dnia 21 października 2026 r.

1. Administratorzy i zakres Polityki

1. Administratorem danych przetwarzanych w związku z Aplikacją we własnych celach opisanych w Polityce (z zastrzeżeniem ust. 6) jest DOMA sp. z o.o. z siedzibą w Gdyni, ul. Jana Kilińskiego 11/5, 81-386 Gdynia, KRS 0000869691, NIP 5862361916, REGON 387526185 („DOMA”) – dostawca Aplikacji i strona Umowy z Organizacją.

2. Kontakt z DOMA: [email protected], ul. Jana Kilińskiego 11/5, 81-386 Gdynia; w sprawach ochrony danych: [email protected].

3. Polityka dotyczy aplikacji QULMAN (https://www.qulman.com/a/login), w tym funkcji aplikacji DomA udostępnianych pod marką QULMAN („Aplikacja”). Serwis www.qulman.com (formularze, lista zainteresowanych, newsletter) ma odrębną Politykę prywatności i plików cookies. Określenia pisane wielką literą mają znaczenie nadane im w Regulaminie aplikacji QULMAN.

4. Polityka opisuje dwa rodzaje przetwarzania:

1) przetwarzanie we własnych celach administratorów (punkty 2–9): DOMA – m.in. dane kont, dane techniczne i rozwój QULMAN; MDM – sprzedaż abonamentu i rozliczenia (ust. 6–8);

2) przetwarzanie danych wprowadzonych przez Organizację (projekty, oferty, kartoteka klientów, notatki, dokumenty), które DOMA przetwarza w imieniu Organizacji jako podmiot przetwarzający (§ 10 Regulaminu, punkt 11). Administratorem tych danych jest Organizacja.

5. Polityka realizuje obowiązki informacyjne z art. 13 i 14 RODO. Krótkie klauzule w Aplikacji odsyłają do niej.

6. Abonament sprzedaje i faktury wystawia MDM NT sp. z o.o. z siedzibą w Bielsku-Białej, ul. Bestwińska 143, 43-346 Bielsko-Biała, KRS 0000354101, NIP 5482614481, REGON 241562837 („MDM”) – odrębny administrator danych potrzebnych do sprzedaży abonamentu, faktur i rozliczeń. Kontakt w sprawach ochrony danych: [email protected].

7. DOMA i MDM nie są współadministratorami (art. 26 RODO); każdy odpowiada za własne cele i realizuje prawa osób w swoim zakresie (punkt 10). Postanowienia, które nie wskazują MDM, dotyczą DOMA.

8. DOMA i MDM przekazują sobie tylko dane potrzebne do sprzedaży abonamentu i rozliczeń (dane Organizacji oraz osoby zamawiającej abonament lub nim zainteresowanej, warunki abonamentu, status płatności) – na podstawie prawnie uzasadnionego interesu w sprzedaży abonamentu i wykonaniu Umowy oraz Umowy abonamentowej (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), a wobec strony tych umów – art. 6 ust. 1 lit. b RODO. Dane osoby zainteresowanej abonamentem DOMA przekazuje MDM w celu przedstawienia oferty tylko wtedy, gdy zaznaczyła ona w formularzu listy zainteresowanych chęć otrzymania oferty od MDM. Niezależnie od tego MDM jest stroną umów z dostawcami infrastruktury Aplikacji (punkt 6) i przetwarza dane z Aplikacji wyłącznie jako podmiot przetwarzający DOMA (a dane powierzone DOMA przez Organizację – jako dalszy podmiot przetwarzający), na polecenie DOMA i tylko w zakresie utrzymania tych usług. MDM nie wykorzystuje tych danych ani wyników analiz dotyczących Organizacji do własnych celów, w tym sprzedażowych.

2. Kategorie danych i źródła ich pozyskania

1. Dane kont Administratorów Organizacji i Użytkowników: imię i nazwisko, służbowy e-mail, telefon, nazwa Organizacji, rola i uprawnienia, dane zaproszenia, zdarzenia logowania (data, godzina, wynik weryfikacji kodu) oraz data i treść akceptacji zasad korzystania. Źródło: Administrator Organizacji albo osoba, której dane dotyczą; dane kont Użytkowników, którzy korzystali z aplikacji DomA, pochodzą z kont utworzonych w tej aplikacji przez Organizację.

2. Dane osób zawierających Umowę i Umowę abonamentową lub działających w imieniu Organizacji: imię i nazwisko, funkcja, dane akceptacji dokumentów (identyfikator, data i czas, wersje dokumentów, adres IP). Przetwarza je DOMA; MDM otrzymuje je w zakresie z punktu 1 ust. 8.

3. Dane Organizacji: nazwa, NIP lub numer zagraniczny, dane z KRS, CEIDG lub rejestru zagranicznego, adres siedziby (u osoby fizycznej prowadzącej działalność są to dane osobowe). Źródło: Organizacja i jawne rejestry; MDM otrzymuje je w zakresie z punktu 1 ust. 8.

4. Dane rozliczeniowe (administrator: MDM): dane do faktury, numer faktury i numer w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF), kwoty, terminy, status i identyfikator płatności lub subskrypcji. Dane karty płatniczej wprowadza się bezpośrednio u operatora płatności (punkt 6); nie otrzymują ich ani MDM, ani DOMA.

5. Dane techniczne i dzienniki: adres IP, dane przeglądarki (User-Agent), czas, adres i metoda żądania, kod i czas odpowiedzi, parametry adresu, zdarzenia bezpieczeństwa, błędy. Dzienniki i błędy przeglądarki trafiają do usługi Better Stack (punkt 6) i mogą zawierać adres IP, identyfikator i e-mail Użytkownika. Treść projektów, plików i zapytań do funkcji AI nie jest rutynowo zapisywana w dziennikach.

6. Dane z korespondencji i zgłoszeń: adres e-mail, imię i nazwisko, treść wiadomości, załączniki, historia sprawy.

7. Materiały wprowadzone do Aplikacji (projekty, rzuty, skany, zdjęcia, pliki PDF, oferty, notatki, dane klientów i inwestorów) mogą zawierać dane inwestora, adres inwestycji, dane projektanta, pracownika lub osoby kontaktowej, podpisy i metadane plików. DOMA otrzymuje je od Organizacji i – poza przypadkami z punktu 4 – przetwarza je w jej imieniu.

8. Dane odbiorcy oferty otwieranej linkiem lub kodem QR: adres IP, dane przeglądarki i zdarzenia dostępu potrzebne do działania i ochrony strony oferty, a po wyrażeniu zgody – zdarzenia pomiaru zainteresowania ofertą, przetwarzane w imieniu Organizacji (punkt 11 ust. 3 i punkt 12).

3. Cele, podstawy prawne i okresy przechowywania

Tabela wskazuje cele, podstawy prawne, zakres danych i okresy przechowywania dla przetwarzania, w którym administratorem jest DOMA albo – jeżeli wskazano to w kolumnie „Cel” – MDM. Tabela nie obejmuje pomiaru zainteresowania ofertą, którego administratorem jest Organizacja (punkt 11 ust. 3). Po upływie okresu dane są usuwane lub anonimizowane, chyba że przepis wymaga dłuższego przechowywania albo są potrzebne do dochodzenia lub obrony roszczeń.

4. Rozwój QULMAN, sztuczna inteligencja i analizy

1. DOMA rozwija własne funkcje (analiza dokumentacji, rozpoznawanie geometrii dachów, optymalizacja, wycena, przygotowanie ofert), tworzy i ocenia własne modele oraz analizuje korzystanie z Aplikacji i rynek materiałów. Ten cel jest odrębny od analiz wykonywanych na polecenie Organizacji. W zakresie danych osobowych DOMA działa tu jako odrębny administrator na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO; użycie materiału opiera się ponadto na licencji udzielonej przez Organizację w Regulaminie aplikacji QULMAN.

2. Uzasadniony interes DOMA to doskonalenie jakości, skuteczności i bezpieczeństwa QULMAN, w tym ograniczanie błędów obliczeń. DOMA przeprowadziła test równowagi; informację o jego wyniku przekazuje na wniosek osoby, której dane dotyczą ([email protected]), w zakresie potrzebnym do wykonania jej praw.

3. DOMA korzysta przede wszystkim z danych syntetycznych lub materiałów bez danych osobowych. W zbiorze zostają cechy techniczne projektu, geometria, rodzaj materiału, producent, wielkość, wybrane parametry oferty (bez cen) i zdarzenia korzystania. Przed trenowaniem, dostrajaniem, oceną lub walidacją modelu DOMA usuwa lub oddziela imiona i nazwiska, dane kontaktowe, adresy, współrzędne, podpisy, identyfikatory klientów, treść notatek i metadane plików.

4. Materiał z identyfikatorami jest usuwany po przygotowaniu zbioru, najpóźniej 90 dni od pierwszego pobrania do tego celu. Ograniczoną próbkę pseudonimizowaną (np. geometrię potrzebną do trenowania lub walidacji) można zachować tylko po odrębnej pozytywnej ocenie, co do zasady najdłużej 180 dni od zakwalifikowania; dłuższe przechowywanie wymaga nowej oceny i oznaczonego terminu. Dane pseudonimizowane nadal podlegają RODO. Materiał, którego nie można skutecznie ograniczyć lub do którego DOMA nie ma wymaganych praw, nie trafia do zbioru.

5. Zewnętrzni dostawcy modeli AI nie otrzymują prawa do trenowania własnych modeli na materiałach z Aplikacji. Analizy zewnętrzne, także dla producentów materiałów, są zagregowane: obejmują co najmniej dziesięć niezależnych grup kapitałowych, udział żadnej nie przekracza 20%, nie obejmują cen i dotyczą tylko zakończonych okresów, nie krótszych niż miesiąc kalendarzowy. DOMA nie analizuje ani nie przechowuje cen z ofert Organizacji do celów rozwoju i analiz, nie publikuje pełnych plików, pojedynczych ofert ani cen konkretnej Organizacji, a jej niepubliczne dane nie służą pozyskiwaniu jej klientów ani dostosowywaniu do jej poufnych warunków oferty DOMA, MDM, wspólników DOMA lub podmiotów z nimi powiązanych.

6. Analizy DOMA nie służą ocenie zdolności kredytowej inwestora, kwalifikowaniu go do umowy ani podejmowaniu wobec niego decyzji wywołujących skutki prawne.

7. Każda osoba, której dane są w materiale, może z przyczyn związanych z jej szczególną sytuacją wnieść sprzeciw wobec przetwarzania w celach rozwoju QULMAN (art. 21 RODO). DOMA zaprzestaje wtedy przetwarzania, chyba że wykaże ważne prawnie uzasadnione podstawy nadrzędne wobec interesów, praw i wolności tej osoby albo podstawy do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń. Akceptacja Regulaminu przez Organizację nie wyłącza tego prawa.

8. DOMA otrzymuje materiał od Organizacji, dlatego informację z art. 14 RODO przekazuje osobom, których dane dotyczą, Organizacja (§ 5 ust. 9 Regulaminu aplikacji QULMAN) – według wzoru z części C „Klauzul informacyjnych aplikacji QULMAN”, najpóźniej w ciągu miesiąca od pozyskania danych, a wcześniej przy pierwszym kontakcie z osobą lub ujawnieniu jej danych innemu odbiorcy. Odstąpienie od indywidualnego informowania wymaga odrębnej oceny i nie wynika z samej liczby projektów.

9. Wspólnicy DOMA i podmioty z nimi powiązane nie mają dostępu do danych wprowadzonych przez Organizację ani do niezagregowanych danych o ofertach, cenach i wolumenach; mogą otrzymywać wyłącznie wyniki zagregowane lub anonimowe (ust. 5).

5. Funkcje sztucznej inteligencji wykonywane na polecenie Organizacji

1. Funkcje AI wybrane przez Użytkownika DOMA wykonuje na polecenie Organizacji jako podmiot przetwarzający. Są dostępne od uruchomienia, o którym DOMA informuje w Aplikacji; w pilotażu funkcje korzystające z zewnętrznych modeli AI nie są uruchomione. Planowana funkcja to wnioski z zachowania odbiorcy podczas przeglądania oferty, przygotowywane z udziałem zewnętrznego dostawcy z Wykazu odbiorców danych, wyłącznie wobec odbiorców, którzy zgodzili się na pomiar zainteresowania ofertą (punkt 11 ust. 3).

2. Dostawca otrzymuje tylko dane potrzebne do wykonania funkcji (np. zdarzenia pomiaru zainteresowania i niezbędną treść oferty), po ograniczeniu danych zbędnych. Przetwarza je w celu zwrócenia wyniku i nie może trenować na nich własnych modeli; DOMA nie dotrenowuje modelu dostawcy.

3. Kopia materiału pobrana do diagnozy konkretnego błędu jest dostępna tylko upoważnionym osobom i usuwana w ciągu 30 dni od zakończenia sprawy, chyba że zachowanie dowodu jest niezbędne i ma odrębną podstawę. Nie trafia automatycznie do zbioru rozwojowego; może być do niego włączona tylko na zasadach punktu 4.

4. Wyniki wygenerowane lub przekształcone przez system są oznaczane zgodnie z rozporządzeniem (UE) 2024/1689 (AI Act), w zakresie i terminach jego stosowania.

6. Wykaz odbiorców danych

Dane otrzymują upoważnione osoby DOMA (a dane rozliczeniowe – MDM) oraz podmioty wymienione w tabeli, wyłącznie w niezbędnym zakresie. Kolumna „Odbiorca” wskazuje, od którego administratora (DOMA albo MDM) podmiot otrzymuje dane; podmioty przetwarzające działają na jego polecenie. Umowy z dostawcami oznaczonymi „umowa: MDM” zawarła MDM, która w tym zakresie jest podmiotem przetwarzającym DOMA (wobec danych powierzonych przez Organizację – dalszym podmiotem przetwarzającym); dostawcy przetwarzają dane na podstawie umów powierzenia wynikających z ich warunków usług. Tabela jest „Wykazem odbiorców danych” w rozumieniu Regulaminu aplikacji QULMAN; dla danych powierzonych przez Organizację uzupełnia ją Załącznik nr 3 do Regulaminu.

1. Dzienniki techniczne i błędy obsługuje Better Stack. Funkcja mapy pobiera publiczne obrazy z serwisu Geoportal (Główny Urząd Geodezji i Kartografii); Geoportal jest źródłem danych publicznych, a nie odbiorcą – nie przekazuje się mu danych Organizacji, jej klientów ani inwestorów. Funkcję można wyłączyć.

2. Przed uruchomieniem płatności kartą, funkcji korzystającej z zewnętrznego modelu AI albo innego dostawcy otrzymującego dane osobowe właściwy administrator (DOMA albo MDM) uzupełnia Wykaz (podmiot, usługa, kraj, podstawa transferu) i informuje o tym zgodnie z punktem 14. Do tego czasu dane nie są temu podmiotowi przekazywane.

3. Podmiot, który przetwarza dane we własnych celach (np. operator płatności w zakresie własnych obowiązków prawnych), jest w tym zakresie odrębnym administratorem i stosuje własną politykę prywatności.

4. DOMA i MDM są wobec siebie odbiorcami danych w zakresie z punktu 1 ust. 8. Wizualizacje faktur są przesyłane jako załącznik e-mail; Aplikacja nie udostępnia faktur w panelu.

7. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

1. Dane mogą być przekazywane poza EOG tylko odbiorcom z Wykazu odbiorców danych i na podstawie rozdziału V RODO – decyzji Komisji stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony (w tym, wobec certyfikowanych odbiorców, decyzji wykonawczej (UE) 2023/1795 dotyczącej EU-U.S. Data Privacy Framework) albo standardowych klauzul umownych (decyzja wykonawcza (UE) 2021/914), z oceną skutków transferu i, w razie potrzeby, dodatkowymi zabezpieczeniami. Podstawę transferu dla każdego odbiorcy wskazuje tabela w punkcie 6.

2. Przy funkcjach korzystających z dostawcy AI, którego podmiot dominujący ma siedzibę w państwie trzecim, możliwe jest przekazanie danych lub dostęp z tego państwa niezależnie od miejsca zapisania pliku.

3. Kopię zabezpieczeń transferu można uzyskać od DOMA ([email protected]) albo od MDM ([email protected]), z ochroną tajemnicy przedsiębiorstwa i praw innych osób.

4. Dane Aplikacji są przechowywane w infrastrukturze DigitalOcean, LLC we Frankfurcie (Niemcy, region FRA1), a kopie zapasowe – w Amazon S3 w Irlandii (eu-west-1); umowy z tymi dostawcami zawarła MDM. Obaj dostawcy mają siedziby w USA; ewentualny dostęp z USA odbywa się na podstawie EU-U.S. Data Privacy Framework, a w razie utraty certyfikacji – standardowych klauzul umownych.

5. Podstawy transferu dla pozostałych odbiorców (Amazon Web Services w zakresie poczty e-mail, Better Stack, Cloudflare, Kinde, Google Solar API oraz – od uruchomienia funkcji – OpenAI) wskazuje tabela w punkcie 6.

8. Dobrowolność podania danych

1. Podanie danych potrzebnych do utworzenia konta, logowania, potwierdzenia umocowania, komunikacji dotyczącej Umowy i rozliczeń jest warunkiem zawarcia i wykonania Umowy oraz Umowy abonamentowej. Dane do faktury i ksiąg podatkowych podaje się na podstawie przepisów.

2. Podanie innych danych i zgoda na informacje o produktach i usługach DOMA są dobrowolne i nie są warunkiem założenia konta ani udziału w pilotażu. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem wcześniejszego przetwarzania.

3. Numer telefonu podaje się tylko na potrzeby uzgodnionego kontaktu lub funkcji; logowanie (adres e-mail i jednorazowy kod) go nie wymaga.

4. Organizacja decyduje, jakie dane projektu są jej potrzebne, i odpowiada za podstawę ich przekazania DOMA do celów własnych DOMA. To, że funkcja Aplikacji wymaga danych, nie uprawnia DOMA do użycia wszystkich danych w rozwoju QULMAN.

9. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji

1. DOMA nie podejmuje wobec osób fizycznych decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, które wywołują skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na nie wpływają (art. 22 RODO). Odczyt dokumentu, obliczenie materiału ani zestawienie statystyczne nie są takimi decyzjami.

2. Monity o płatnościach mogą być automatyczne, ale zgłoszoną wpłatę lub błąd rozliczenia rozpatruje upoważniona osoba MDM. Ograniczenie dostępu, które wywołuje wobec osoby fizycznej skutki prawne lub podobnie istotnie na nią wpływa, poprzedza rzeczywista ocena upoważnionej osoby DOMA, która może zmienić rozstrzygnięcie. Zgłoszenia w tej sprawie: [email protected].

3. Inny proces wyłącznie zautomatyzowany o takich skutkach wymaga wcześniejszego ustalenia podstawy prawnej, zabezpieczeń i odrębnej informacji dla osoby.

10. Prawa osób, których dane dotyczą

1. Osobie, której dane DOMA albo MDM przetwarza jako administrator, przysługuje prawo dostępu do danych i ich kopii, sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania oraz – dla danych przetwarzanych automatycznie na podstawie zgody lub umowy – przenoszenia danych (art. 15–20 RODO).

2. Osoba może wnieść sprzeciw wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie z przyczyn związanych z jej szczególną sytuacją (art. 21 ust. 1 RODO). Sprzeciw wobec marketingu bezpośredniego nie wymaga uzasadnienia i jest dla administratora wiążący.

3. Zgodę można wycofać w każdej chwili, bez wpływu na zgodność z prawem wcześniejszego przetwarzania.

4. Żądania wobec DOMA (w tym dotyczące rozwoju QULMAN) kieruje się na adres [email protected] lub adres siedziby DOMA, a wobec MDM – na [email protected] lub adres siedziby MDM. Żądanie skierowane do niewłaściwego administratora jest mu niezwłocznie przekazywane, o czym informuje się osobę. Odpowiedź następuje bez zbędnej zwłoki, najpóźniej w ciągu miesiąca; termin można przedłużyć o dwa miesiące ze względu na złożoność lub liczbę żądań, informując o tym w pierwszym miesiącu. W razie uzasadnionych wątpliwości co do tożsamości administrator może poprosić o dodatkowe informacje.

5. Żądania dotyczące danych przetwarzanych w imieniu Organizacji (projekty, oferty, kartoteka) kieruje się do Organizacji; DOMA pomaga jej w ich obsłudze i przekazuje jej żądania otrzymane bezpośrednio.

6. Przysługuje prawo skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stanisława Moniuszki 1A, 00-014 Warszawa).

11. Dane przetwarzane w imieniu Organizacji; strona oferty

1. Administratorem danych klientów, inwestorów, projektantów, ofert i dokumentacji wprowadzonych przez Organizację w jej celach jest Organizacja; DOMA działa na jej polecenie (§ 10 Regulaminu). Podstawę prawną określa Organizacja – udostępnienie Aplikacji jej nie zastępuje. Okres przechowywania wynika z poleceń Organizacji, Umowy i zasad zwrotu oraz usunięcia danych po jej zakończeniu.

2. Strona oferty (link lub kod QR) wskazuje Organizację, która przygotowała ofertę, i kontakt do niej. Organizacja jest administratorem danych klienta i treści oferty; DOMA udostępnia ofertę jako podmiot przetwarzający, a logi techniczne potrzebne do działania i bezpieczeństwa strony przetwarza jako administrator. Umowa dotycząca oferty może zostać zawarta wyłącznie między Organizacją a odbiorcą; DOMA nie jest jej stroną.

3. Dodatkowy pomiar zainteresowania ofertą (otwarcia, czas korzystania, inne zdarzenia – także po stronie serwera, w integracjach i powiadomieniach) uruchamia się tylko po uprzedniej zgodzie odbiorcy. Administratorem danych pomiaru jest Organizacja; DOMA prowadzi pomiar na jej polecenie jako podmiot przetwarzający (§ 10 ust. 2 Regulaminu aplikacji QULMAN) i zbiera zgodę w jej imieniu. Przed wyborem odbiorca otrzymuje informację o administratorze, celu, zakresie danych i sposobie wycofania zgody. Bez zgody oferta się otwiera, ale zdarzenia pomiaru nie są rejestrowane ani przekazywane do powiadomień handlowych. Techniczny zapis otwarcia nie oznacza przyjęcia oferty, doręczenia oświadczenia ani potwierdzenia tożsamości odbiorcy. Od uruchomienia funkcji z punktu 5 ust. 1 zdarzenia pomiaru mogą być analizowane przez model AI dostawcy zewnętrznego (OpenAI), aby przygotować dla Organizacji wnioski z zachowania odbiorcy. Jest to profilowanie odbiorcy w granicach udzielonej zgody, które nie służy decyzjom wywołującym wobec niego skutki prawne ani podobnie istotnie na niego wpływającym; informacja przed wyborem obejmuje także tę funkcję. Informację o przetwarzaniu danych przez Organizację (m.in. cele i okres przechowywania) odbiorca otrzymuje od Organizacji; po udostępnieniu takiej funkcji strona oferty zawiera odnośnik do niej.

12. Pliki cookies i podobne technologie w Aplikacji

1. Aplikacja używa wyłącznie mechanizmów niezbędnych do świadczenia usługi, której zażądał Użytkownik (art. 399 ust. 3 pkt 2 Prawa komunikacji elektronicznej); nie wymagają one zgody, a informację o nich zawiera niniejsza Polityka. W Aplikacji nie stosuje się narzędzi analitycznych, reklamowych ani śledzących osób trzecich (np. Google Analytics, Google Tag Manager, pikseli reklamowych, narzędzi rejestrujących zachowanie użytkowników).

2. Mechanizmy stosowane w Aplikacji:

3. Pliki cookies można w każdej chwili usunąć lub zablokować w przeglądarce; zablokowanie cookie sesji uniemożliwia zalogowanie.

4. Przed uruchomieniem narzędzia, które zapisuje informacje w urządzeniu Użytkownika lub je odczytuje (np. Google Analytics lub Microsoft Clarity), DOMA aktualizuje ten punkt i informuje o zmianie (punkt 14). Jeżeli narzędzie wymaga zgody, mechanizm jej wyrażenia i wycofania wprowadza się przed jego uruchomieniem.

13. Bezpieczeństwo danych

DOMA stosuje środki techniczne i organizacyjne odpowiednie do ryzyka, w tym: szyfrowanie transmisji i danych w spoczynku (baza danych, pliki, kopie zapasowe); kontrolę dostępu opartą na rolach; zabezpieczenia logowania (jednorazowy kod o ograniczonej ważności, czasowa blokada po błędnych próbach, jedna aktywna sesja na konto); rozdzielenie danych Organizacji; rejestrowanie zdarzeń bezpieczeństwa; zaszyfrowane kopie zapasowe w odrębnej lokalizacji (Irlandia), przechowywane 31 dni; ograniczenie dostępu administracyjnego do kont u dostawców infrastruktury do minimalnej liczby upoważnionych osób; zobowiązanie osób upoważnionych do poufności. Środki są okresowo oceniane. Naruszenia ochrony danych DOMA obsługuje zgodnie z art. 33 i 34 RODO, a wobec Organizacji – także zgodnie z § 10 ust. 7 Regulaminu. Za bezpieczeństwo danych rozliczeniowych odpowiada MDM.

14. Zmiany Polityki

1. DOMA aktualizuje Politykę przy zmianie prawa, funkcji Aplikacji lub zasad przetwarzania (np. celów, podstaw prawnych, zakresu danych, odbiorców, transferów, okresów przechowywania, sposobu wykonywania praw). Zmiany dotyczące przetwarzania przez MDM wprowadza się w uzgodnieniu z MDM.

2. O istotnych zmianach dotyczących danych już przetwarzanych DOMA informuje co najmniej 30 dni wcześniej – komunikatem w Aplikacji i e-mailem do osób objętych zmianą, których adresy posiada. Wiadomość wskazuje przyczynę, zakres i skutki zmiany, datę zastosowania, nową treść Polityki i przysługujące prawa; nie zawiera reklam. Krótszy termin jest dopuszczalny tylko, gdy wymaga tego bezwzględnie obowiązujący przepis, wiążące rozstrzygnięcie organu albo pilna potrzeba usunięcia zagrożenia dla bezpieczeństwa danych.

3. Zmiany wyłącznie redakcyjne, niezmieniające zasad przetwarzania ani praw osób, stosuje się od dnia publikacji.

4. Nowy cel przetwarzania i jego podstawę ocenia się odrębnie, a informacje z art. 13 ust. 3 i art. 14 ust. 4 RODO przekazuje przed rozpoczęciem przetwarzania. Jeżeli potrzebna jest nowa zgoda, właściwy administrator uzyskuje ją wcześniej; nie zastępuje jej aktualizacja Polityki ani dalsze korzystanie z Aplikacji.

5. Zmiana Polityki nie legalizuje wcześniejszego przetwarzania ani nie zmienia Umowy, którą zmienia się na zasadach Regulaminu.

6. Aktualna Polityka jest dostępna w Aplikacji i pod adresem publikacji w formie umożliwiającej zapisanie i odtworzenie; poprzednie wersje – na żądanie pod adresem [email protected].

15. Rozmowy ze wsparciem technicznym (nagrywanie)

1. Wsparcie techniczne jest świadczone co do zasady drogą elektroniczną; rozmowy telefoniczne nie są nagrywane. DOMA może wprowadzić nagrywany kanał wsparcia.

2. W nagrywanym kanale DOMA przetwarza głos, dane podane w rozmowie i dane techniczne połączenia, aby udokumentować i wyjaśnić zgłoszenie oraz wykazać uzgodnienia (art. 6 ust. 1 lit. f RODO). Przed nagraniem osoba otrzymuje komunikat i może zamiast tego skorzystać z kontaktu e-mailowego.

3. Nagrania nie służą trenowaniu AI, marketingowi ani ocenie emocji. Są usuwane najpóźniej 30 dni po zamknięciu zgłoszenia; potrzebną część zachowuje się dłużej tylko jako dowód w konkretnym sporze, do jego zakończenia lub przedawnienia roszczeń. Dostęp mają upoważnione osoby obsługi i niezbędni dostawcy z Wykazu odbiorców danych.

4. Osobie przysługują prawa opisane w punkcie 10, w tym sprzeciw z przyczyn związanych z jej szczególną sytuacją.