Klauzule informacyjne aplikacji QULMAN

DOMA sp. z o.o. · wersja z dnia 21 października 2026 r.

Uwagi wstępne

1. Dokument zawiera klauzule informacyjne z art. 13 i 14 RODO stosowane w aplikacji QULMAN i w korespondencji. Są one skrótem Polityki prywatności aplikacji QULMAN, która zawiera pełne zasady przetwarzania danych przez DOMA sp. z o.o. oraz – w zakresie abonamentu i faktur – przez MDM NT sp. z o.o.

2. Części A, B, D i E DOMA wyświetla w Aplikacji lub przesyła e-mailem w miejscach wskazanych w „Tekstach interfejsu i komunikatach aplikacji QULMAN”. Część C to wzór informacji, którą Organizacja albo DOMA przekazuje osobom, których dane wprowadzono do Aplikacji.

3. Wartości w nawiasach klamrowych wstawia się w konkretnej sprawie.

4. Klauzule nie dotyczą danych, które DOMA przetwarza w imieniu Organizacji w jej procesach; o tych danych informuje Organizacja jako administrator.

Część A. Konto w Aplikacji (Administrator Organizacji i Użytkownik)

Klauzula wyświetlana na ekranie logowania oraz zawarta w wiadomości z zaproszeniem do konta.

1. Administratorem Twoich danych osobowych jest DOMA sp. z o.o. z siedzibą w Gdyni, ul. Jana Kilińskiego 11/5, 81-386 Gdynia, KRS 0000869691, NIP 5862361916 („DOMA”), dostawca Aplikacji. Kontakt: [email protected]. Kontakt w sprawach ochrony danych osobowych: [email protected].

2. Dane (imię i nazwisko, służbowy e-mail, telefon, rola) otrzymaliśmy od Administratora Organizacji {nazwa Organizacji} albo od Ciebie.

3. Cel i podstawa: prowadzenie Twojego konta (uprawnienia, zaproszenia, kody logowania, komunikaty serwisowe) i bezpieczeństwo Aplikacji – na podstawie prawnie uzasadnionego interesu DOMA i Organizacji, czyli wykonania Umowy z Organizacją i zapewnienia dostępu osobom uprawnionym (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).

4. Okres: do odebrania Ci dostępu lub zakończenia Umowy z Organizacją. Dzienniki logowania i adresy IP przechowujemy 90 dni, a dzienniki bezpieczeństwa – 180 dni. Nieprzyjęte zaproszenie wygasa po 30 dniach, a jego dane usuwamy w ciągu kolejnych 30 dni (poza dowodem zdarzenia lub nadużycia).

5. Odbiorcy: podmioty przetwarzające działające na nasze polecenie – MDM NT sp. z o.o. (strona umów z dostawcami infrastruktury) oraz dostawcy hostingu (DigitalOcean), poczty e-mail (Amazon Web Services), logowania (Kinde), interfejsu (Cloudflare) i monitorowania błędów (Better Stack) – a także Twoja Organizacja. Dane są przechowywane we Frankfurcie (Niemcy). Niektórzy dostawcy mają siedzibę poza EOG (m.in. w USA i Australii); dostęp z tych państw odbywa się na podstawie decyzji Komisji (EU-U.S. Data Privacy Framework) albo standardowych klauzul umownych. Szczegóły: Polityka prywatności aplikacji (pkt 6 i 7); kopia zabezpieczeń: [email protected].

6. Masz prawo dostępu do danych, ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia (jeżeli ma zastosowanie) oraz sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie, z przyczyn związanych z Twoją szczególną sytuacją. Możesz złożyć skargę do Prezesa UODO.

7. Podanie danych jest warunkiem korzystania z konta. Nie podejmujemy wobec Ciebie decyzji wyłącznie zautomatyzowanych.

8. Jeżeli nie rozpoznajesz Organizacji lub zaproszenia, napisz na [email protected]; nie musisz aktywować konta.

9. Pełna informacja: Polityka prywatności aplikacji QULMAN.

Część B. Osoba zawierająca Umowę i Umowę abonamentową w imieniu Organizacji

Klauzula wyświetlana przy akceptacji Regulaminu, Warunków pilotażu albo Karty warunków handlowych.

1. Administratorem Twoich danych w związku z Umową o korzystanie z Aplikacji jest DOMA (dane kontaktowe jak w części A), a w związku ze sprzedażą abonamentu i rozliczeniami – MDM NT sp. z o.o. (ust. 7).

2. DOMA przetwarza dane potrzebne do zawarcia Umowy i Umowy abonamentowej oraz wykazania ich zawarcia (imię i nazwisko, funkcja, identyfikator Organizacji, data i czas akceptacji, treść oświadczenia, wersje dokumentów, adres IP) – na podstawie prawnie uzasadnionego interesu, czyli zawarcia i wykazania zawarcia Umowy oraz weryfikacji umocowania (art. 6 ust. 1 lit. f RODO); jeżeli jesteś stroną Umowy jako przedsiębiorca – w celu jej wykonania (art. 6 ust. 1 lit. b RODO).

3. DOMA przechowuje dane przez czas trwania Umowy i do przedawnienia roszczeń.

4. Odbiorcy danych DOMA: MDM NT sp. z o.o. jako podmiot przetwarzający (strona umów z dostawcami infrastruktury), dostawcy hostingu, poczty e-mail i logowania oraz MDM jako odrębny administrator (ust. 7). Lokalizacja danych i przekazywanie poza EOG – jak w części A ust. 5; szczegóły, także dla MDM: Polityka prywatności aplikacji (pkt 6 i 7).

5. Wobec DOMA i MDM przysługują Ci prawa wskazane w części A ust. 6.

6. Podanie danych jest dobrowolne, lecz niezbędne do zawarcia Umowy i Umowy abonamentowej.

7. Abonament sprzedaje i faktury wystawia MDM NT sp. z o.o. z siedzibą w Bielsku-Białej, ul. Bestwińska 143, 43-346 Bielsko-Biała, KRS 0000354101, NIP 5482614481 („MDM”), odrębny administrator Twoich danych w tym zakresie (kontakt w sprawach ochrony danych: [email protected]). MDM przetwarza dane w celu zawarcia i wykonania Umowy abonamentowej oraz dochodzenia należności (art. 6 ust. 1 lit. f RODO, a wobec przedsiębiorcy będącego stroną Umowy abonamentowej – lit. b) oraz wystawiania faktur (art. 6 ust. 1 lit. c RODO) – przez czas trwania Umowy abonamentowej i do przedawnienia roszczeń, a dane do faktur – przez okres wymagany przepisami podatkowymi. Odbiorcy: dostawca systemu fakturowego, Krajowy System e-Faktur (KSeF) i – po uruchomieniu płatności kartą – operator płatności. DOMA i MDM wymieniają tylko dane potrzebne do sprzedaży abonamentu i rozliczeń. Jako dalszy podmiot przetwarzający DOMA MDM utrzymuje konta u dostawców infrastruktury i nie wykorzystuje danych z Aplikacji do własnych celów, w tym sprzedażowych.

8. Żądania wobec DOMA kieruj na adres [email protected], a wobec MDM – na [email protected]. Żądanie skierowane do niewłaściwego administratora przekażemy właściwemu.

Część C. Informacja dla inwestora, projektanta lub innej osoby, której dane znajdują się w materiale (art. 14 RODO)

Wzór informacji, którą Organizacja albo DOMA przekazuje osobom, których dane są w projektach, ofertach i dokumentach w Aplikacji – o przetwarzaniu przez DOMA we własnym celu rozwoju QULMAN (§ 5 ust. 8–9 Regulaminu aplikacji QULMAN).

1. Administratorem Twoich danych osobowych w celu opisanym poniżej jest DOMA sp. z o.o. z siedzibą w Gdyni, ul. Jana Kilińskiego 11/5, 81-386 Gdynia, KRS 0000869691, NIP 5862361916 („DOMA”), dostawca aplikacji QULMAN. Kontakt: [email protected]. Kontakt w sprawach ochrony danych osobowych: [email protected].

2. Źródło danych: {pełna nazwa Organizacji}, która w dniu {data} wprowadziła do Aplikacji materiał {oznaczenie projektu lub oferty} w związku z {opis inwestycji lub oferty}. Dane nie pochodzą bezpośrednio od Ciebie.

3. Kategorie danych: {kategorie danych występujących w materiale, np. imię i nazwisko, adres inwestycji, dane kontaktowe, dane projektanta, podpis}.

4. Cel i podstawa: doskonalenie oprogramowania QULMAN, zwłaszcza rozpoznawania geometrii dachów i ograniczania błędów obliczeń – na podstawie prawnie uzasadnionego interesu DOMA (art. 6 ust. 1 lit. f RODO). Cel ten jest odrębny od obsługi inwestycji, dla której administratorem pozostaje Organizacja.

5. Zabezpieczenia: przed trenowaniem, oceną lub walidacją modelu usuwamy dane identyfikujące (imiona i nazwiska, dane kontaktowe, adresy, współrzędne, podpisy, identyfikatory klientów, treść notatek, metadane plików). Dane pseudonimizowane nadal są danymi osobowymi.

6. Okres: materiał z danymi identyfikującymi usuwamy po przygotowaniu zbioru, najpóźniej 90 dni od pierwszego pobrania do tego celu. Niezbędną próbkę pseudonimizowaną, jeżeli dopuści ją odrębna ocena, przechowujemy nie dłużej niż {termin nieprzekraczający 180 dni od zakwalifikowania}. Nie przechowujemy materiałów osobowych bezterminowo.

7. Odbiorcy i transfer: {kategorie odbiorców właściwe dla procesu, np. MDM NT sp. z o.o. – strona umów z dostawcami infrastruktury – i dostawca hostingu, działający na polecenie DOMA}. Dane są przechowywane we Frankfurcie (Niemcy) u DigitalOcean, LLC z siedzibą w USA; dostęp z USA – na podstawie decyzji Komisji (EU-U.S. Data Privacy Framework). {Inne przekazanie poza EOG – państwo, podmiot i podstawa – jeżeli dotyczy}. Kopia zabezpieczeń: [email protected]. Wspólnicy DOMA i podmioty z nimi powiązane nie mają dostępu do materiału; MDM przetwarza go wyłącznie na polecenie DOMA, w zakresie utrzymania infrastruktury, i nie wykorzystuje go do własnych celów.

8. Prawa: dostęp do danych i ich kopia, sprostowanie, usunięcie, ograniczenie przetwarzania oraz sprzeciw z przyczyn związanych z Twoją szczególną sytuacją (art. 21 RODO). Po sprzeciwie zaprzestaniemy przetwarzania, chyba że wykażemy ważne prawnie uzasadnione podstawy nadrzędne wobec Twoich interesów, praw i wolności albo potrzebę ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń. Możesz złożyć skargę do Prezesa UODO (ul. Stanisława Moniuszki 1A, 00-014 Warszawa).

9. Żądania: [email protected]. Odpowiemy bez zbędnej zwłoki, co do zasady w ciągu miesiąca. Nie musisz zakładać konta ani wyrażać zgód marketingowych.

10. Nie podejmujemy wobec Ciebie decyzji wyłącznie zautomatyzowanych, które wywołują skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na Ciebie wpływają.

11. Pełna informacja: Polityka prywatności aplikacji QULMAN, punkty 4, 6 i 7, dostępna pod adresem www.qulman.com/polityka-prywatnosci-aplikacji.

Część D. Nagrywany kanał wsparcia (do stosowania wyłącznie po uruchomieniu kanału)

Klauzulę stosuje się dopiero po uruchomieniu nagrywanego kanału wsparcia, poprzedzonym aktualizacją Polityki prywatności aplikacji QULMAN (pkt 15) i informacją o zmianie (pkt 14).

1. Komunikat odtwarzany przed rozpoczęciem nagrania: „Administratorem danych jest DOMA sp. z o.o. Rozmowa będzie nagrywana w celu udokumentowania i wyjaśnienia Twojego zgłoszenia. Jeżeli nie chcesz korzystać z kanału nagrywanego, napisz na adres [email protected]. Szczegóły dotyczące danych i Twoich praw znajdziesz w Polityce prywatności aplikacji QULMAN”.

2. Pełna informacja: DOMA sp. z o.o., ul. Jana Kilińskiego 11/5, 81-386 Gdynia, przetwarza głos, dane podane w rozmowie i dane techniczne połączenia, aby udokumentować i wyjaśnić zgłoszenie oraz wykazać uzgodnienia – na podstawie prawnie uzasadnionego interesu, czyli prawidłowej obsługi zgłoszenia (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).

3. Nagrania nie służą trenowaniu AI, marketingowi ani ocenie emocji. Usuwamy je najpóźniej 30 dni po zamknięciu zgłoszenia; potrzebną część zachowujemy dłużej tylko jako dowód w konkretnym sporze – do jego zakończenia lub przedawnienia roszczeń.

4. Dostęp mają upoważnione osoby wsparcia i niezbędni dostawcy z Wykazu odbiorców danych.

5. Przysługują Ci prawa dostępu, sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania i sprzeciwu (z przyczyn związanych z Twoją szczególną sytuacją) oraz skarga do Prezesa UODO. Wnioski: [email protected].

Część E. Odbiorca oferty udostępnionej przez link lub kod QR

Klauzula wyświetlana na stronie oferty.

1. Ofertę przygotowała {nazwa Organizacji, dane kontaktowe}, która jest administratorem danych w ofercie i danych klienta. DOMA sp. z o.o. (dostawca aplikacji QULMAN) udostępnia ofertę w imieniu Organizacji jako podmiot przetwarzający. Informacje o przetwarzaniu Twoich danych przez Organizację: {odnośnik do informacji Organizacji o przetwarzaniu danych}.

2. Dla działania i bezpieczeństwa strony oferty DOMA jako administrator przechowuje przez 90 dni dzienniki techniczne (adres IP, dane przeglądarki, zdarzenia dostępu) – na podstawie prawnie uzasadnionego interesu (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).

3. Pomiar zainteresowania ofertą (otwarcia, czas korzystania, inne zdarzenia) prowadzi Organizacja jako administrator, za pośrednictwem DOMA, wyłącznie za Twoją zgodą (art. 6 ust. 1 lit. a RODO, art. 399 ust. 1 Prawa komunikacji elektronicznej). Zgoda jest dobrowolna – bez niej ofertę też otworzysz, a pomiar nie będzie prowadzony. Możesz ją wycofać w każdej chwili na stronie oferty. Dane pomiaru usuwamy po 90 dniach lub wcześniej, jeżeli tak wskaże Organizacja. Od uruchomienia funkcji (poinformuje o tym komunikat na stronie oferty) dane pomiaru mogą być analizowane z użyciem AI (dostawca: OpenAI; możliwe przekazanie do USA na podstawie standardowych klauzul umownych), aby przygotować dla Organizacji wnioski o Twoim zainteresowaniu ofertą. To profilowanie nie wywołuje wobec Ciebie skutków prawnych i obejmuje tylko osoby, które wyraziły zgodę; dostawca nie trenuje na tych danych własnych modeli.

4. Otwarcie strony nie oznacza przyjęcia oferty ani potwierdzenia Twojej tożsamości. Umowa dotycząca oferty może zostać zawarta wyłącznie między Tobą a Organizacją; DOMA nie jest jej stroną.

5. Dane są przechowywane we Frankfurcie (Niemcy) u DigitalOcean, LLC, a strona oferty jest udostępniana przez sieć Cloudflare, Inc.; dostęp z USA i przekazanie do USA odbywają się na podstawie decyzji Komisji (EU-U.S. Data Privacy Framework). Pozostali odbiorcy, Twoje prawa oraz kontakt do Organizacji i DOMA: Polityka prywatności aplikacji QULMAN (pkt 6, 7, 10 i 11).